Saber como organizar o departamento pessoal é fundamental para ter uma gestão assertiva e garantir o máximo de controle sobre o que acontece no departamento. Mas, você sabe como fazer isso?

Antes de mais nada, é bom ter a tecnologia trabalhando a seu favor. Caso contrário, os registros serão manuais e haverá problemas ao longo do caminho. Esse ainda não é o cenário ideal, mas ao ter um software para auxiliar o controle do departamento pessoal, o trabalho ficará mais fácil de ser realizado.

Como organizar o departamento pessoal

1. Documentação dos profissionais

Desde a chegada do funcionário na empresa até seu desligamento, seus dados e documentos passam pelo departamento pessoal, e é trabalho dos profissionais de DP manter tudo organizado.

Separe os documentos por departamentos e em ordem alfabética. Isso será bastante útil quando for preciso puxar qualquer informação. Essa dica funciona tanto para os documentos físicos quanto digitais. Então, independentemente do que você usa para controlar e organizar o DP, será funcional.

2. Relacionamento com os funcionários da empresa

Isso é bastante complicado, pois tem a ver com outras atribuições, além daquelas rotineiras do departamento pessoal. Mas, dentro do que esse departamento cuida, é necessário que os profissionais envolvidos tenham uma excelente competência interpessoal, garantindo clareza e objetividade na comunicação com os outros colaboradores. Além disso, é preciso haver compreensão, não apenas sobre os processos e a empresa em si, mas também no sentido de ser flexível e humano.

3. Anotação de frequência

Essa parte requer um cuidado muito especial, e de preferência realizado através do ponto eletrônico. Dessa forma, são reduzidas as chances de erros. É através da frequência que são extraídas horas-extras, adicionais noturnos, horas negativas ou positivas em bancos de horas e indenizações por intervalos que talvez  não tenham sido observados.

Esse controle representa, muito além da organização interna, um dos deveres mais importantes perante os órgãos trabalhistas, pois constitui ônus da prova da empresa a anotação da jornada de todo o contrato, em caso de ação trabalhista.

4. Folha de pagamento

Essa rotina já é padrão da contabilidade, mas é sempre bom lembrar que a folha de pagamento deve ser realizada dentro do prazo, e que todas as gratificações devem ser incluídas, impostos devidamente descontados etc. Tudo precisa ser bem contabilizado, a fim de não deixar nenhum colaborador a ver navios.

5. Concessão de licenças e férias

O Departamento Pessoal deve ter um controle rigoroso sobre as férias e licenças, pois nenhum departamento pode ficar desfalcado. Um controle precário pode acarretar em algum setor com duas ou mais ausências, prejudicando a operação e os resultados da empresa. Além disso, é necessário documentar o trâmite, fazer a intermediação com os órgãos públicos e depois repassar a situação à folha de pagamento.

Tudo isso é facilitado com uma contabilidade, especialmente quando você pode terceirizar o departamento pessoal. O serviço de BPO de DP faz uma diferença gigantesca, eliminando a necessidade da sua empresa cuidar dessas rotinas. Assim, você pode assumir um foco para recursos humanos e gestão de pessoas, voltado para melhorias no ambiente, nos processos de trabalho e afins. As obrigações ficam com a sua contabilidade.

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